Jeg skal håndtere et varsel
Det er viktig at du som skal håndtere et varsel får god bistand og har tilgang til gode verktøy for å løse denne viktige oppgaven. I stegene under finner du beskrivelser og råd for å være forberedt i en varslingssak. Informasjonen er myntet på deg som er tillitsvalgt eller ansatt idretten.
Det er viktig å komme riktig ut i håndtering av et varsel. Første mottak av varselet er i mange tilfeller første gangen varsler tar kontakt for å fortelle hva som har skjedd, eller hva hen har oppdaget. Det er viktig å ha tenkt gjennom hvordan du møter varsler på en god måte, og at du sikrer at varselet blir riktig dokumentert.
Første mottak av varselet
Et varsel kan mottas skriftlig eller muntlig, i alt fra en e-post til en chatmelding, til en muntlig samtale på telefon, eller ansikt til ansikt. Om varselet mottas skriftlig, er det viktig at du svarer personen innen kort tid om at varselet er mottatt, hva du vil gjøre videre og når varsler kan vente å få mer informasjon om behandling av saken.
Om varselet mottas muntlig, er det viktig å tenke på hvordan du får ivaretatt personen der og da og får dokumentert varselet skriftlig. Finn et egnet sted å holde samtalen og det du trenger for å notere ned hva som sies. Lytt til det du blir fortalt og vis at du tar det som blir sagt på alvor. Noter ned det varsler forteller deg. Informer om at det som fortelles er fortrolig, men at du vil fortelle om det kritikkverdige forholdet til de som håndterer varsel i ditt organisasjonsledd.
Hvis du ikke er riktig ansvarsperson for å motta varsler, informer personen om at du vil videreformidle varselet til de som er ansvarlig for å følge opp dette videre. Sjekk gjerne innen kort tid at varselet blir fulgt opp.
Registrering av varselet
De viktigste punktene å få med når du mottar et varsel er:
- Hva har skjedd?
- Hvor har det skjedd?
- Når skjedde det?
- Hvem varsles det om?
Det kan også være relevant å vite hvem som er ansvarlig for arrangementet eller aktiviteten hvor hendelsen eller handling har skjedd. Spør i tillegg om det er andre som har informasjon om saken eller har opplevd noe lignende. Hvis det er annen relevant dokumentasjon i saken, er det viktig at dette også innhentes hvis varsler vil. Dette kan være chatmeldinger, bilder, film eller lydfiler.
Norges idrettsforbund anbefaler at du bruker MittVarsel for å registrere informasjonen i saken, og at det er varsler selv som skriver inn informasjonen i det digitale varslingsskjemaet.
Ta vare på personen som varsler og det er varslet om
Det er viktig å tenke gjennom, helt fra begynnelsen i en sak, hva man kan gjøre for at personen som varsler føler seg trygg og ivaretatt. Dette vil også gjelde for personen det er varslet om. Noen gode råd er:
- Etabler en ansvarlig person for hver av partene i saken – varsler, utsatt (om det er en annen person enn varsler), og personen det er varslet om.
- Avklar forventninger til partene i saken og gi god informasjon om saksgang. Om det er mulig – gi en pekepinn på hva tidslinjen videre vil være.
- Vær åpen og tilgjengelig for spørsmål. Vis tålmodighet om det kommer mange spørsmål. Det er veldig forskjellig hva den enkelte trenger av informasjon for å føle seg trygg i prosessen.
- Om en sak er omfattende, kan det lang tid. Si ifra om hvorfor til involverte parter, og hold dem jevnlig orientert om framdrift. Dette kan redusere den emosjonelle belastning det er å vente på svar.
- Evaluer jevnlig om en eller flere av partene i saken har behov for profesjonell støtte.
Etter at varselet er mottatt, men før du begynner å undersøke varselet, er det viktig at du gjør flere innledende avklaringer. Dette er for å sikre en god prosess, og at varselet blir riktig behandlet både i og utenfor idretten.
Å varsle betyr å si ifra eller advare om kritikkverdige eller ulovlige hendelser eller handlinger i ditt idrettslag, særforbund eller din idrettskrets.
Handlinger eller praksis som er et brudd på idrettens regelverk, vedtatte retningslinjer og etiske normer regnes som et kritikkverdig forhold. En melding om dette til ditt organisasjonsledd er å regne som et varsel.
Tema du kan varsle om, er alt fra underslag av penger til trakassering eller mobbing, hatefulle ytringer og utrop, og diskriminerende oppførsel.
Det er også flere forhold som ikke regnes som et varsel. Dette kan være:
- Misnøye med eller uenighet rundt beslutninger og vedtak som er fattet i tråd med idrettens regelverk.
- Saker som meldes inn som ikke er å anse som et brudd på idrettens lover og regelverk.
- Kritikkverdige forhold som berører personer eller arenaer som ikke faller innenfor idrettens ansvar å behandle.
Hovedregelen er at en varslingssak skal behandles av det organisasjonsleddet hvor det kritikkverdige forholdet har skjedd.
Dersom varselet som har blitt meldt inn omhandler personer tilknyttet ditt idrettslag, idrettsråd, særforbund eller idrettskrets, eller har skjedd på arenaer eller aktiviteter i ditt organisasjonsledd, er det en varslingssak dere skal behandle.
Dersom bruddet har skjedd i norsk idrett, men ikke i ditt organisasjonsledd, er det viktig at dere videresender varselet til der det har skjedd.
Det er viktig å vurdere umiddelbart når et varsel kommer inn, om det er et mulig lovbrudd og bør informeres om eller meldes til politiet. Det skal være en lav terskel for å ringe politiet for å spørre om råd i saker som varsles inn.
Du kan ringe politiet i ditt distrikt for å høre nærmere om varselet du har fått inn er en sak de mener bør anmeldes. I saker som allerede er en politisak, er det nyttig å høre hvordan politiet ønsker at dere skal forholde dere i saken.
Det er politiets ansvar å etterforske lovbrudd, og det er viktig at vi bistår politiet og ikke skader politiets etterforskning. Dersom et varsel er en politisak, bør saksbehandlingen av varselet stå i bero inntil politiet er ferdige med å etterforske sin sak.
I saker som må løses av både politi og ditt organisasjonsledd samtidig, er det viktig at man samarbeider tett. Alle saker som er lovbrudd og utgjør et brudd på idrettens regler, skal behandles av det ansvarlige organisasjonsleddet i idretten. Det er viktig at saker også får en konsekvens i idretten for å:
- Beskytte utsatte
- Forebygge gjentakelser, og at personer som har begått lovbrudd ikke automatisk kan gjenoppta tidligere roller og ansvar uten fornyet tillit
- Vise tydelig etterlevelse av våre verdier og etiske retningslinjer
Det er også viktig å ha med at det er høye krav til bevis for at politiet vil føre en sak for retten, og for at en person skal bli dømt i en rettssak. I idretten er det ikke like høye krav til bevis, og det er nok at vi konkluderer med at det er sannsynlig at noe har skjedd, for å gi en reaksjon. Dette betyr at selv om en sak blir henlagt av politiet, kan et organisasjonsledd i idretten eller idrettens domsutvalg gi en reaksjon på kritikkverdige forhold som man mener har skjedd.
Det er viktig å vurdere om personen det er varslet om kan fortsette i sin rolle mens varslingssaken behandles. Gjør en kort vurdering av:
- Hvor alvorlig er saken det er varselet om?
- Hvor stor er faren for gjentagelse?
- Er det nødvendig med suspensasjon for å kunne ivareta hen som har varslet?
Er saken alvorlig, det er stor fare for gjentagelse eller det er viktig at personen som har varslet beskyttes, bør personen det er varslet om midlertidig tas ut av aktivitet eller tillitsverv og suspenderes.
Vedtak om suspensjon må behandles av idrettens domsutvalg. Styret kan fatte vedtak om dette og oversende til NIFs påtalenemnd som vil løfte saken videre. Styret kan også sende en anmodning til domsutvalget direkte. Det er også mulig for styret og/eller saksbehandlerne å inngå en avtale med personen det er varslet om, at hen ikke skal delta i aktivitet eller utføre oppgaver inntil saken er ferdig behandlet.
Dersom personen det er varslet om er ansatt, er det viktig å følge arbeidsmiljøloven i tillegg til idrettens regelverk. Kapittel 2 i arbeidsmiljøloven gir rammen for regelverket for varsling fra og om ansatte, og forhold på arbeidsplassen.
Å undersøke et varsel betyr å kartlegge hva som har skjedd gjennom samtaler med personene som har varslet, personer som har informasjon i saken, og personen som det har blitt varslet om. Samtalene vil sammen med relevant dokumentasjon utgjøre informasjonsgrunnlaget i varslingssaken.
For å kartlegge et varsel gjennomfører du individuelle samtaler med varsler, personen det er varslet om og med andre som har relevant informasjon om det som har skjedd. I noen tilfeller er varsler en annen enn den som har blitt utsatt for hendelsen. Begge vil da bli innkalt til hver sin samtale.
Målet med samtalene er å få klarhet i hva som har skjedd, hvor det har skjedd, hvem som har vært involvert, og å innhente relevant dokumentasjon som sms, chat, e-post, film m.m. Informasjonen du får gjennom samtalene, og dokumentasjonen på dette, vil ligge til grunn for hva som blir konklusjonen i saken.
Råd til samtalene for å kartlegge varselet
Samtalene bør alltid gjennomføres i en fast rekkefølge. Først bør du gjennomføre samtale med varsler og/eller utsatt, deretter vitner eller andre som har relevant informasjon, for til slutt å snakke med personen det er varslet om. Dette er for å sikre at du har full informasjon om hva, hvor og hvem, før du snakker med personen det er varslet om. Det er viktig at omvarslet får uttale seg om alle handlinger eller hendelser hen er anklaget for (kontradiksjon).
Som del av alle samtalene er det viktig at prinsippet om konfidensialitet informeres om og overholdes. Dette betyr at både saksbehandlere og personer som er med i samtalene, ikke deler informasjon de får som del av saken med andre. Dette er for å beskytte de som er parter i saken, og sørge for at det ikke oppstår rykter som kan være til skade eller belastning for de involverte.
Innkalling
Innkalling til samtale med saksbehandlerne bør sendes skriftlig. Imidlertid kan det være fint at du tar en telefon til personene i forkant, så innkallingen ikke kommer som en overraskelse, eller at e-post ikke blir lest i tide.
Innkallingen bør klart vise hvor samtalen skal holdes, hvem som skal være til stede, og hva samtalen skal handle om. Den bør også inneholde en overordnet oppsummering av varselets innhold, og kan også oppfordre personen til å ha med en støtteperson til samtalen. Dette vil gi personene mulighet til å forberede seg, og det vil gi en trygg ramme for samtalen.
Gjennomføring
Gjennomfør samtalene på et rolig sted som gir en trygg ramme for møtet. Sørg for at andre ikke kan overhøre eller forstyrre. Vi anbefaler at samtalen gjennomføres fysisk, men den kan også gjøres digitalt om det ikke er mulig å få til et fysisk møte.
Det bør være to saksbehandlere til stede ved gjennomføring av samtalen. Den ene vil føre an og stille hovedspørsmål underveis, mens den andre vil ha rollen som referent og kunne stille oppfølgingsspørsmål om noe er uklart.
Lag et eget samtaleskjema i forkant av samtalene, med en klar struktur for gjennomføring og oppgavefordeling mellom dere som saksbehandlere. Legg opp samtalene så likt som mulig, slik at alle parter føler at de får uttale seg og blir hørt på lik linje. Lytt nøye under samtalene, bekreft det dere hører og opptre rolig. Vær åpen og interessert, og la personen fortelle med egne ord uten å avbryte.
Som del av innledningen bør dere gå gjennom hva som vil skje i løpet av samtalen, og hva som har vært gang i saken så langt. Om personen har med seg en støtteperson, er det viktig å avklare at hen ikke kan delta i samtalen, men er der som støtte og for å trygge personen mest mulig.
I hoveddelen av samtalen vil dere redegjøre for varselets innhold og det dere vet om saken, før personen selv forteller. Personen bør få mulighet til å forklare seg fritt om hva hen mener har skjedd, med eventuelt oppfølgingsspørsmål fra dere. Spør personen om å fortelle kronologisk og forklare steg for steg hva som har skjedd. Til samtalen med den det har blitt varslet om, er det viktig med en klar beskrivelse av alle punkter hen er anklaget for å ha gjort som er et brudd på idrettens regler. Det utgjør grunnlaget for at personen kan gi en god forklaring om sin side av saken og kontradiksjon.
I avslutning av samtalen bør dere gå gjennom videre saksgang, godkjenning av referat og beregnet tidsramme for konklusjon i saken. Spesielt i samtale med varsler/utsatt kan det være aktuelt å høre hva personen tenker skal til for at hen vil føle seg trygg og ivaretatt, og at hen vil fortsette i sin rolle i idretten.
Referat
Oppsummer samtalene i eget referat som sendes til gjennomlesing og godkjenning etter møtet. Referatet bør være kort og gjengi de konkrete forhold som er relevant for saken: Dette er varselet, hva personen har sagt rundt dette, og hvilke mulige brudd på idrettens regler dette innebærer. For personen det er varslet om, vil dette også omfatte hvilke brudd som personen er enig i eller ei. Den som har vært med i samtalen kan gjerne komme med rettelser eller tilføyelser. Det er viktig at personen får eie sin forklaring, og at den er tro mot det som ble sagt. Om du som saksbehandler er uenig i en rettelse eller tilføyelse, kan det også noteres i sluttversjonen av referatet. Gi en klar tidsfrist for godkjenning av referatet, slik at saken ikke stopper opp.
Dokumentasjon som bilder, film, meldinger, chat, bevis fra lege eller politi, eller annen informasjon som bekrefter eller avkrefter det som skal ha skjedd, bør overleveres under samtalen eller rett i etterkant og legges ved referatet. Dokumentasjonen kan også brukes i samtale med de ulike partene, om personen samtykker til dette.
Husk at all informasjon i saken alltid skal lagres trygt og følge reglene for oppbevaring av sensitive personopplysninger. MittVarsel, som tilbys til alle organisasjonsledd i idretten, er en fullverdig portal med kryptering hvor all informasjon som lastes opp kan lagres trygt og i tråd med GDPR.
Skille mellom å undersøke og å etterforske
Når du foretar undersøkelser i en varslingssak, er det viktig å skille mellom det som er din rolle som saksbehandler i en frivillig organisasjon, og det som er en formell etterforskning. Det er politiets oppgave å etterforske lovbrudd og aktivt granske en handling eller hendelse. Som saksbehandler er din rolle kun å kartlegge saken gjennom samtaler og dokumentasjon du har innhentet fra parter i saken. Dette kan, i mer alvorlige tilfeller, inneholde informasjon fra politiet eller rettssak hvis dette er gjort tilgjengelig. I en varslingssak vil du som saksbehandler først kalle parter inn til samtale etter at politiets etterforskning er ferdig.
Når saken er ferdig undersøkt, skal saksbehandlere og deretter styret konkludere i saken. Dette betyr å konkludrere om varselet som er sendt inn er et regelbrudd, hva som skal være en eventuell reaksjon, og om saken skal løftes videre til idrettens domsutvalg.
Konklusjon i saken
Som saksbehandler må du ut ifra samtalene dere har gjennomført og dokumentasjon som dere har hentet inn, konkludere på hva du mener er sannsynlig at har skjedd.
I konklusjonen bør dere vise til hva dere tenker har vært avgjørende i vurderingen, og hvem sin forklaring dere har tillagt vekt. Om dere har vitneutsagn eller dokumentasjon, er det viktig å vise til hvordan dette har bidratt i vurderingen.
Konklusjon om alvorlighetsgrad og reaksjon
Om konklusjonen i saken er at dere mener at handlingen det er varslet om har skjedd, er neste steg å konkludere på hvilke regelbrudd dere tenker har skjedd, og hva som bør være en reaksjon.
Er handlingen et mindre alvorlig brudd, kan styret gi en reaksjon etter de alminnelig disiplinærforføyningene. Det vil si følgende reaksjoner:
- a) irettesettelse,
b) bortvisning, (en gang, der og da)
c) utelukkelse jf. § 11-7 e) i inntil én måned,
d) bot på inntil kr 5.000 for enkeltperson og kr 25.000 for organisasjonsledd
Er handlingen et mer alvorlig brudd på idrettens regler, og det bør gis en strengere reaksjon, bør saken sendes videre til NIFs domsutvalg. Det vil si at deres vurdering er at handlingen det er varslet om, er et brudd på NIFs straffebestemmelser.
NIF har en egen påtalenemnd som hjelper idrettslag, idrettsråd, særforbund og idrettskretser med å vurdere og løfte sin sak til NIFs domsutvalg. Les mer her.
Innstilling til styret og sakspapir
Sakspapiret bør inneholde informasjon om:
- Saksbehandlernes innstilling i saken
- Kort oppsummering av saksgang
- Hva det er varslet om
- Hvilke regelbrudd varselet omfatter
- Hvem det er varslet om
- Dokumentasjon i saken
- Hvilke regelbrudd den det er varslet om eventuelt har innrømmet har skjedd
- Hvilke regelbrudd saksbehandlerne mener har skjedd ut ifra deres samtaler med involverte parter
- Hvis saksbehandlerne konkluderer med at det kritikkverdige forholdet har skjedd, bør det utformes et forslag til reaksjon ifølge organisasjonsleddets vedtekter eller NIFs lov kapittel 11. Vurderingene knyttet til hvilken reaksjon som foreslås, bør komme frem av innstillingen. Videre bør det stå i innstillingen om saksbehandlerne mener at saken skal avgjøres av styret i organisasjonsleddet, eller om den er av en slik karakter at styret bør oversende den til NIFs påtalenemd.
- Hvis konklusjonen i saken, etter at alle parter er hørt, er at man ikke tror noe kritikkverdig har skjedd, bør saken også løftes til styret. Det må da fattes et formelt vedtak om at det ikke har skjedd et brudd på idrettens regelverk, og at det ikke vil ilegges en reaksjon.
Vedtak i styret og protokoll
Når en varslingssak skal løftes til styret for vedtak, bør denne behandles som en B-sak. Dette vil si at saken er av sensitiv natur med konfidensiell informasjon, og at den under hele behandlingen vil være unntatt offentlighet. Dette er på grunn av de personsensitive opplysningene som er del av varslingssaker. Styremedlemmer har taushetsplikt, og i denne type saker er det spesielt viktig at denne overholdes.
Det er også viktig at alle medlemmer i et styret som skal behandle en varslingssak, vurderer sin habilitet i forkant. Det vil si at de ikke har en personlig interesse i saken eller er i nær slekt eller relasjon til partene i saken. Les mer om vurdering av habilitet her.
Sakspapiret vil sendes ut til de av styrets medlemmer som er habile til å behandle saken, og det er viktig at styret får tid til å sette seg grundig inn i saksdokumentene. Det er viktig at styremedlemmene gjør sine individuelle vurderinger og får saken opplyst fra saksbehandlerne dersom noe er uklart.
Styret behandler saken ut ifra sakspapiret og har mandat til å fatte vedtak om henleggelse, sanksjoner, eller at saken skal sendes til NIFs påtalenemd / domsorganer for brudd på straffebestemmelsene i NIFs lov. Styret kan selv bestemme om de vil følge saksbehandlernes innstilling, men det bør være gode grunner til hvorfor de vil velge annerledes.
I enhver sak hvor styret vurderer at konsekvensen for en frivillig, tillitsvalgt eller ansatt person er strengere enn å bli utestengt mer enn 1 måned fra idrettslaget og/eller ikke bør kunne ha verv eller ansvar i andre idrettslag, bør styret vedta å løfte saken til NIFs domsutvalg.
Styrets vedtak bør lagres i en egen protokoll som unntas offentlighet.
Forarbeid og etterarbeid i håndtering av en varslingssak
Det er viktig å få på plass mandat og ansvar for håndtering i forkant, og sørge for en god oppsummering og avslutning i etterkant, av saksbehandling i en varslingssak. Under finner du nyttig informasjon og råd når du nettopp har fått inn et varsel, eller du er i sluttfasen med å behandle et varsel.
Før saksbehandling av et varsel begynner, er det viktig å få på plass hvem som skal være saksbehandlere, planlegge gangen i saken og avklare ansvar for oppfølging av involverte personer. Det er også viktig å tenke på hvordan dere vil gjennomføre saksbehandlingen og oppbevare informasjonen knyttet til saken.
Før dere starter saksbehandlingen av en varslingssak, bør dere gå gjennom:
- Oppnevning av saksbehandlere og deres ansvar
- Oppfølging av personer involvert i saken
- System for behandling av varsler
Oppnevne saksbehandlere og deres oppgaver
I alle varslingssaker skal det oppnevnes to saksbehandlere som har ansvar for håndtering fra start til slutt. Saksbehandlere kan oppnevnes av styret per sak, eller oppnevnes for en periode og så tildeles saker ettersom de kommer inn. I noen tilfeller, i større organisasjonsledd, oppnevnes saksbehandlere av daglig leder. Ifølge idrettens veileder for håndtering av varslingssaker anbefaler vi at en eller begge saksbehandlerne er medlemmer av styret, og at det er en kvinne og en mann med i behandlingen av saken.
Det er saksbehandlernes ansvar å vurdere, undersøke og lage en innstilling til konklusjon i varslingssaken, før styret så fatter vedtak. Det er også et viktig ansvar å sørge for at partene i saken blir ivaretatt, og at prinsippene for en god saksbehandling følges. I tillegg er det en viktig oppgave å sørge for at alle handlinger, møter eller andre aktiviteter føres i en egen logg. Dette er viktig for sporbarheten i etterkant av saken, dersom det skulle komme spørsmål, og et godt verktøy for saksbehandlerne når de skal oppsummere saken til slutt.
Prinsippene for god saksbehandling er å være upartisk og ikke ha personlige interesser i saken (habilitet), å ikke dele fortrolig informasjon (konfidensialitet), og at den det varsles om, får forklare seg om det hen er anklaget for (kontradiksjon).
Oppfølging av personer involvert i saken
En god håndtering innebærer å ivareta den som har varslet og den det er varslet om på en god måte mens saken pågår. I alvorlige varslingssaker kan dette også inkludere andre involverte, som vitner eller pårørende. Noen råd til hva dere kan gjøre er:
- Etablere en kontaktperson for partene i saken. Personen må gi god informasjon underveis og være åpen og tilgjengelig for spørsmål. Dette er spesielt viktig for å gjøre personene som er involvert trygge. Vær klar over at det er veldig forskjellig hva slags informasjon den enkelte har behov for. Noen ønsker ingen informasjon, mens andre vil ta mye kontakt.
- Avklar forventninger til involverte parter i starten. Dette kan være forventninger til tidsrammen dere ser for dere, hvordan samtaler vil bli avholdt og hva den enkelte kan få innsyn i.
- Om det er et ønske fra varsler eller personen det er varslet om, hjelp til å finne en god støtteperson som kan stille opp underveis og i etterkant av saken. Personen kan bidra som samtalepartner, og også være med i selve møtet med saksbehandlerne om det er et ønske. De fleste vil finne en slik person på egenhånd, men har de ikke det, er det et viktig tiltak for å øke trygghet i det som for mange kan være en krevende prosess.
- Evaluer jevnlig om én eller flere av partene i saken har behov for profesjonell støtte. Hverken saksbehandlere eller støttepersoner bør ta rollen som psykolog, og bør kontakte sosial legevakt ved akutt behov for psykisk helsehjelp eller lokal DPS for oppfølging i hverdagen.
Det er viktig å sikre en god avslutning og oppfølging av varslingssaken. Et godt etterarbeid inkluderer både å informere om saksgang og konklusjon i saken til riktige personer, at konklusjonen i saken følges opp, og at informasjon i saken er oppbevart på en sikker måte.
Informere involverte parter
Når styret har fattet et vedtak om utfallet av varslingssaken, skal både den som har varslet og den det er varslet om få informasjon om dette. Informasjonen skal deles med de i separate brev, slik at de mottar informasjonen skriftlig. Brevet bør sendes på sikker måte til mottaker. Dette kan enten gjøres via kommunikasjonsfunksjonen i MittVarsel, på e-post som er kryptert eller via normal post.
Dersom det er andre involverte, skal de få informasjon om at saken er ferdig behandlet, men de skal i utgangspunktet ikke få detaljene om utfallet av varslingssaken. Det kan imidlertid være unntak, men dette må vurderes konkret i hver enkelt sak. Ta gjerne kontakt med din idrettskrets eller rådgivere i NIF dersom du er usikker.
Følge opp konklusjon og vedtak i saken
Styret skal etter å ha informert partene om utfall, også følge opp konsekvens av saken og sørge for at reaksjoner som er gitt gjennomføres.
Dette kan innebære å informere andre organisasjonsledd om saken, eller å sende den videre til påtalenemda. Men det kan også være at reaksjonen kun gjennomføres innad i organisasjonsleddet.
Oppsummering, lagre og avslutte saken
Det er det viktig å sørge for at all relevant informasjon i saken er lagt inn og lagret på en trygg og sikker måte. Dersom du har brukt Mitt varsel, eller lignende kryptert system, kan alt fortsatt forbli lagret der. Har du informasjon lagret andre steder, som på e-post eller på PC, bør dette legges inn i systemet dere bruker, og så skal dette slettes.
Styret vil i en varslingssak få informasjon som er sensitiv. Det er viktig at denne informasjonen holdes konfidensiell og ikke deles med flere enn nødvendig, også i etterkant av en varslingssak. Dette er viktig for å forebygge at det oppstår rykter etter at en sak er ferdig behandlet. Det er et mål at personer som har varslet og/eller vært utsatt i en sak, føler seg trygge og ønsker å fortsette i aktiviteten som før. Forebygging av rykter og negative kommentarer er et viktig tiltak for å sikre dette.
Varslingssaker kan oppleves som belastende for varsler, den det er varslet om og andre involverte. Enkelte kan trenge noen å snakke med etter at saken er ferdig konkludert. Det kan henvises til disse hjelpetelefonene, dersom det er behov for det.